Asamblea anual de propietarios Costa Rica: cómo convocarla sin errores

La asamblea anual de propietarios en Costa Rica debe convocarse por escrito con al menos ocho días naturales de anticipación, cumplir el quórum que exige la Ley 7933 y documentarse en un acta que respalde legalmente cada acuerdo tomado. Un error en cualquiera de estos tres puntos —convocatoria, quórum o acta— puede dar pie a que un propietario inconforme impugne judicialmente los acuerdos meses después, incluso si la reunión transcurrió sin ningún incidente aparente el día en que se celebró. Esta guía repasa cada uno de esos requisitos en el orden en que la administración debe atenderlos: primero la convocatoria, luego la verificación del quórum, y finalmente la documentación del resultado en el acta.

Tipos de asamblea y cuál corresponde a fin de año

La Ley 7933 distingue entre asambleas ordinarias, que deben celebrarse al menos una vez al año para aprobar presupuesto, revisar estados financieros y tratar asuntos de interés general, y asambleas extraordinarias, convocadas para temas puntuales que no pueden esperar a la siguiente ordinaria. La asamblea de fin de año, donde se aprueba el presupuesto del período siguiente, corresponde típicamente a una asamblea ordinaria. Confundir ambos tipos es un error frecuente: una asamblea extraordinaria convocada solo para “aprobar el presupuesto” puede generar dudas sobre si también puede tratar otros asuntos ordinarios en la misma sesión. Definir con claridad, desde la convocatoria misma, de qué tipo de asamblea se trata evita que un propietario cuestione después la validez de acuerdos que, en rigor, correspondían a un tipo de sesión distinto.

Plazos y forma de la convocatoria

La convocatoria debe realizarse con al menos ocho días naturales de anticipación a la fecha de la asamblea, mediante notificación escrita entregada a cada propietario o fijada en un lugar visible del condominio, según lo que establezca el reglamento interno. Una convocatoria completa debe incluir:

• La agenda detallada de todos los temas a tratar, sin puntos genéricos como “asuntos varios” para decisiones importantes.
• Fecha, hora y lugar exactos de la reunión, o el medio virtual si el reglamento lo permite.
• La fecha y condiciones de la segunda convocatoria, por si la primera no alcanza el quórum requerido.
• Los documentos de respaldo relevantes, como el proyecto de presupuesto cuando ese es uno de los puntos a votar.

Omitir algún tema en la agenda y luego intentar votarlo el día de la asamblea es una de las causas más comunes de impugnación posterior, porque los propietarios ausentes pueden alegar que no tuvieron oportunidad de prepararse para ese punto. Conservar copia de cómo y cuándo se entregó cada convocatoria —ya sea acuse de recibo o fotografía del aviso publicado— es la evidencia que la administración necesita si alguien alega no haber sido notificado correctamente.

Quórum en primera y segunda convocatoria

Para que la asamblea ordinaria sea válida en primera convocatoria, se requiere la presencia de condóminos que representen más del cincuenta por ciento del valor del condominio, calculado según la cuota de participación de cada finca filial. Si ese quórum no se alcanza, la asamblea puede celebrarse en segunda convocatoria con los propietarios presentes, sin exigir un mínimo adicional. Es importante distinguir este quórum de asistencia de las mayorías calificadas que exige el artículo 27 de la ley para ciertos acuerdos específicos, como modificar el reglamento de condominio, que requieren dos terceras partes del valor del edificio, o incluso unanimidad para decisiones como variar el destino general del condominio. Confundir el quórum de asistencia con la mayoría necesaria para aprobar un acuerdo específico es un error frecuente: una asamblea puede tener quórum suficiente para sesionar y aun así no reunir los votos necesarios para aprobar un punto que requiere mayoría calificada.

Agenda: qué puede y qué no puede votarse

Solo pueden votarse válidamente los puntos incluidos expresamente en la convocatoria, salvo que la ley o el reglamento permitan tratar asuntos urgentes surgidos durante la propia sesión con el consentimiento de todos los presentes. Los acuerdos que requieren mayoría calificada o unanimidad conforme al artículo 27 —como reducir un área común como el parque infantil, o modificar cláusulas de la escritura constitutiva— deben identificarse claramente en la convocatoria, precisamente porque exigen una votación distinta a la de los asuntos ordinarios y los propietarios deben saber de antemano qué está en juego.

Representación, poderes y propietarios morosos

Un propietario puede hacerse representar en la asamblea mediante poder escrito, cuya validez y formalidades debe definir el reglamento interno del condominio. Sobre los propietarios morosos, la ley y el reglamento pueden restringir su derecho a votar en asuntos específicos mientras persista la deuda, aunque esto debe estar expresamente regulado en el reglamento interno para evitar disputas sobre su aplicación. Verificar el estado de cuenta de cada propietario antes de habilitar su voto, y dejarlo documentado en el acta, evita que la validez de un acuerdo dependa después de la memoria de quién estaba o no al día con sus cuotas.

El acta: requisitos para que los acuerdos sean válidos

El acta debe registrar la fecha, el quórum verificado al inicio de la sesión, cada acuerdo tomado con el resultado exacto de la votación, y la firma de quienes el reglamento designe como responsables, típicamente el presidente y el secretario de la asamblea o de la junta directiva. Un acta incompleta, sin el detalle de cómo se alcanzó el quórum o sin las firmas requeridas, debilita considerablemente la posición del condominio si un acuerdo es impugnado posteriormente. Llevar un libro de actas ordenado y consecutivo, entregado formalmente entre administraciones sucesivas, es una de las prácticas que más protege a la junta directiva ante reclamos futuros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta anticipación debe convocarse una asamblea?

Con al menos ocho días naturales de anticipación, mediante notificación escrita entregada a cada propietario o fijada en un lugar visible del condominio, incluyendo la agenda completa de los temas a tratar.

¿Puede votar un propietario moroso?

Depende de lo que establezca el reglamento interno del condominio. Muchos reglamentos restringen el derecho de voto en asuntos específicos mientras exista morosidad, pero esa restricción debe estar expresamente regulada, no aplicarse por criterio discrecional del día de la asamblea.

¿Es válida una asamblea virtual en Costa Rica?

Sí, tras la reforma que incorporó esta modalidad a la Ley 7933. El reglamento interno del condominio debe habilitar expresamente esta opción y definir el mecanismo técnico para verificar identidad, quórum y votación de forma remota.

¿Qué mayoría se necesita para aprobar el presupuesto?

El presupuesto se aprueba como un acuerdo ordinario, con la mayoría de votos presentes conforme al quórum de la asamblea, salvo que el reglamento interno del condominio establezca una mayoría distinta para este punto específico.

¿Quién debe firmar el acta de la asamblea?

Generalmente el presidente y el secretario de la asamblea o de la junta directiva, según lo que defina el reglamento interno de cada condominio. El acta debe conservarse en el libro correspondiente como respaldo de los acuerdos tomados.

Convocar y documentar correctamente la asamblea anual protege la validez de cada acuerdo que su condominio tome. Conozca la administración de condominios en Costa Rica de Mabinsa. Le puede interesar también nuestra guía del presupuesto anual de un condominio y nuestro artículo sobre el reglamento de condominio.